Datenschutzerklärung

Datenschutzrechtliche Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Hinweisgebersystem

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen Hinweisgeberportals „Whizzla“ aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Die Kanzlei Schmid Frank Rechtsanwälte PartG mbB ist als Ombudsmann im Hinweisgebersystem tätig und nimmt im Auftrag von Mandanten Hinweise entgegen. Diese Hinweise werden auf Schlüssigkeit und Stichhaltigkeit von uns überprüft und dann ggf. zur Durchführung von Folgemaßnahmen an die Hinweisgeber-Beauftragten der Mandanten weiter geleitet.

Wird ein Hinweis telefonisch abgegeben, werden Hinweisgeber auf diese Datenschutzerklärung hingewiesen und gebeten, sich diese ebenfalls anzusehen.

 

Verantwortliche Stelle

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist Schmid Frank Rechtsanwälte PartG mbB.

Kanzleisitz: Katharinengasse 11b, 86150 Augsburg

Telefon: 0821 / 45 40 543

Telefax: 0821 / 45 40 680

Email: wolfgang.schmid@schmid-frank.de

Vollständiges Impressum unter https://www.schmid-frank.de/impressum.

 

Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung, Eingeschränkter Widerruf einer Einwilligung

Ein Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) rechtswidrigem Verhalten, also Verstößen gegen strafbewehrter Gesetze wie z. B. des Strafgesetzbuchs (StGB), des Ordnungswidrigkeitenrechts (OWiG) oder Kartellrechts (GWB) auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse der bereitstellenden Beschäftigungsgeber an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für die jeweiligen Beschäftigungsgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG).

Betrifft ein eingegangener Hinweis einen oder mehrere Beschäftigte eines Mandanten des Ombudsmannes, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten als Hinweisgeber erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Freiwilligkeit der Einwilligung ist dadurch gegeben, dass der Hinweis stets anonym erfolgen kann.

Bitte beachten Sie zum Widerruf der Einwilligung Folgendes:

Ein Widerruf der Einwilligung kann nur in einem befristeten Zeitrahmen erfolgen.

Hintergrund ist, dass gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO, beschuldigte Personen grundsätzlich über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung zu informieren sind, soweit dies dem Zweck der Erhebung nicht entgegensteht. Die Information umfasst regelmäßig die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Speicherdauer, die Identität des datenschutzrechtlich Verantwortlichen und gegebenenfalls der hinweisgebenden Person. Ab einer Weitergabe von Informationen an unseren Mandanten zur Durchführung von Folgemaßnahmen und dort einem fortgeschrittenen Bearbeitungsgrad / Ermittlungsstand, ist eine Einstellung der Verarbeitung wie auch eine Löschung der Identifikationsdaten der hinweisgebenden Person grundsätzlich nicht weiter möglich. Sobald Informationen inkl. Namen gegenüber zuständigen Behörden oder Gerichtsbarkeiten offengelegt wurden, befindet sich diese sowohl in unseren Unterlagen als auch bei den zuvor genannten Empfängern und können grundsätzlich nicht ohne Weiteres gelöscht werden.

 

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Bei Meldungen werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben, erfasst und gespeichert: (i) Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offengelegt haben und gegebenenfalls Ihre Kontaktdaten, insbesondere Ihre Telefonnummer, unter der Sie bei eventuellen Rückfragen erreicht werden wollen, (ii) ob Sie Mitarbeiter einer unserer Mandanten sind bzw. Ihre Position im Unternehmen und (iii) die Umstände Ihrer tatsächlichen Beobachtung einschließlich gegebenenfalls der Namen von Personen sowie sonstiger personenbezogener Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Diese und jede weitere Form von Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Hinweisgeber beruht in der Regel allein auf Ihrer Einwilligung. Vor einer eventuellen Verarbeitung durch Offenlegung Ihrer Identität werden Sie in jedem Fall informiert. Bis dahin können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

 

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen und Fälle der Übermittlung von personenbezogenen Daten

Eingehende Hinweise werden zunächst vom Ombudsmann selbst und dann von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Kanzlei innerhalb von Ermittlungsmaßnahmen stets vertraulich behandelt.

Der Ombudsmann prüft den Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

In bestimmten Fällen besteht für unsere Mandanten die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber/ in - soweit rechtlich möglich - nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/ in möglich werden.

Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern unserer Mandanten oder deren Tochtergesellschaften sowie Mitarbeitern weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zur Abgabe von Hinweisen setzen wir das Hinweisgeber- Online-Tool Whizzla der lexato GmbH als Kommunikations- und Dokumentationsplattform ein. Die lexato GmbH kann keine Einsicht in die Daten nehmen. Die Kommunikation zwischen dem PC des Hinweisgebers und whizzla erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse des PC, von welchem aus die Meldung abgegeben wird, wird während der Nutzung nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung wird ein Cookie auf dem PC des Hinweisgebers gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende der Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

 

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

 

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Ihnen steht außerdem das Recht zu, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter:  https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.htm.